A tecnologia está transformando, modernizando e facilitando diversos processos e projetos desenvolvidos na Copercampos. Na área jurídica e de gestão de negócios, a agilidade faz a diferença, já que a assinatura dos contratos levava mais que duas semanas para ser concluída.

Agora, com a assinatura eletrônica que cumpre exigências legais e pode ser auditada no mundo todo, a Copercampos facilita o trabalho dos responsáveis pelo trabalho e também aos prestadores de serviços. Na cooperativa, a ferramenta utilizada é da DocuSign. Com a adoção da assinatura eletrônica, o setor de Assessoria da Diretoria Executiva visualiza reduções significativas no processo a uma diminuição considerável no tempo de execução dos contratos para menos de 24h, o que antes demorava até 15 dias.

De acordo com a Gerente Administrativa e Assessora da Diretoria Executiva, Alessandra Fagundes Sartor, a digitalização de serviços é uma tendência e possibilita automação de processos. “Implantamos na Copercampos a assinatura eletrônica em 2021 e visualizamos uma melhora significativa no tempo de conclusão de processos e contratos. Este é um serviço flexível e que facilita todo o trabalho, tanto dos prestadores de serviços que podem assinar contratos, por exemplo, pelo celular, como para a cooperativa, que tem a automação de processos, sendo mais simples e ágeis”, ressalta.

Com a ferramenta eletrônica da DocuSign, há ainda redução de erros, identificação digital e segurança nas operações, com dados de quem enviou/assinou contrato, com data, hora e localização, por exemplo, privacidade de dados, melhores experiências para clientes e funcionários, além da conscientização climática.

A sensibilização ambiental, merece destaque. Dados informados pela DocuSign destacam que no período de abril de 2021 a abril de 2022, a cooperativa realizou uma poupança ambiental de: 2.039kg de madeira; 50 mil litros de água e 4.785kg de carbono, além da redução de lixo reciclável e redução de arquivos físicos, pois os documentos são arquivados em ambiente digital. Além de papel, tinta e energia economizados, não há necessidade de levar e buscar documentos para assinar, evitando gastos com transporte, despesas com cartórios ou com a contratação de despachantes.

O sistema é reconhecido juridicamente. “Com a assinatura eletrônica temos como assegurar a identidade da pessoa que criou ou teve acesso ao documento. É um documento como outros, com validade jurídica e segurança, pois conta com recursos tecnológicos e a criptografia para inibir riscos de fraudes e de acessos indevidos. Assim, o documento digitalizado e assinado eletronicamente tem origem e integridade asseguradas”, comenta ainda Alessandra.

Outro destaque da ferramenta é a mobilidade, pois os documentos digitais podem ser abertos em qualquer dispositivo com acesso à internet, o que inclui smartphones e tablets, além dos desktops e notebooks.

Não há ainda burocracia no processo. Com a tecnologia, os contratos são resolvidos rapidamente, tendo controle de todo o trabalho digitalmente.

* Reportagem publicada na Revista Copercampos, edição de maio/junho.